個人情報保護宣言

ＳＯＭＰＯオークス株式会社

ＳＯＭＰＯオークス株式会社（以下「当社」といいます）は、ＳＯＭＰＯホールディングスグループの一員として、「ＳＯＭＰＯホールディングスグループ プライバシー・ポリシー」のもと、個人情報を適正に取り扱うことが社会的責務であり重要であると認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」その他の関係法令、「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」等を遵守して、お客さまの個人情報の保護に努めてまいります。

*当社の住所および代表者の氏名については、以下の企業概要をご覧ください。
https://www.sompo-aux.com/company/

1. 当社は、業務上必要な範囲内で、かつ、適法で公正な手段によりお客さまの個人情報を取得します。また、法令に定める場合を除き、お客さまの個人情報の利用目的を通知または公表し、利用目的の範囲内で取り扱います。
2. 当社は、法令に定める場合を除き、お客さまご本人の同意なくお客さまの個人データ（個人番号および特定個人情報を除きます。）を第三者に提供することはありません。なお、個人番号および特定個人情報については、法令に定める場合を除き、第三者に提供することはありません。
3. 当社は、ＳＯＭＰＯホールディングスグループの経営管理およびお客さまへの商品・サービスの案内・提供等のため、グループ内でお客さまの個人データ（個人番号および特定個人情報を除きます。）を共同利用することがあります。
4. 当社は、お客さまの個人データについて、漏えい、滅失またはき損の防止等に努め、適切な安全管理措置を実施します。また、お客さまの個人データの取扱いを委託する場合は、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
5. 当社は、お客さまの個人データの取扱いが適正に行われるように従業者への教育・指導を徹底します。また、個人情報保護のための管理態勢を継続的に見直し、改善に努めてまいります。
6. 当社は、個人情報の取扱いに関する苦情・相談に対し適切かつ迅速に対応します。また、個人情報保護法にもとづく保有個人データの開示、訂正等のお客さまからの請求に適切に対応します。

お問い合わせ窓口
ＳＯＭＰＯオークス株式会社
代表者：代表取締役社長 小竹 克彦
〒160-8338 東京都新宿区西新宿1-26-1
電話番号 03-3349-6535
受付時間 平日午前9時から午後5時（土日祝、12月31日から1月3日は休業）
URL https://www.sompo-aux.com/

個人情報の取扱い

本宣言が対象とする、当社における個人情報の取扱いは、以下のとおりです。
※本宣言は当社における「個人情報」および」「個人データ」の取り扱い全般に適用されますが、「個人情報」および「個人データ」のうち、個人番号および特定個人情報に該当するものは対象としません。当社における個人番号および特定個人情報の取扱いについては、「特定個人情報の取扱い」が適用されます。

1. 個人情報の適正な取得・利用

当社は、業務上必要な範囲内で、かつ、適法で公正な手段によりお客さまの個人情報を取得・利用します。当社では、例えば、以下のような方法で個人情報を取得することがあります。
(取得方法の例)

2. 個人情報の利用目的

当社は、取得した個人情報を以下（1）から（10）および4. 個人データの共同利用に掲げる目的に必要な範囲で利用し、法令で定める場合を除き、目的外には利用しません。
また、当社は、お客さまにとって利用目的が明確になるよう具体的に定めるとともに、取得の場面に応じて利用目的を限定するよう努めます。
変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲で利用目的を変更する場合には、その内容をご本人に通知するか、ホームページ等に公表します。
利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱うときには、個人情報保護法第18条第3項各号に掲げる場合を除き、ご本人の同意を得るものとします。

1. 受託販売およびそれらに不随する手続きや業務の運営遂行のため
2. （1）以外の委託元から指示を受けた業務の運営業務遂行のため
3. 電話応対
   • お問い合わせ、ご相談内容等の事実確認
   • 業務運営を正確に行うためのご連絡先の確認
   • 電話応対を含む業務品質向上にむけた研修やデータ分析の実施等への活用
4. 当社、グループ各社、提携先企業等の商品およびサービスに関する情報の案内
5. 各種イベント、キャンペーン、セミナーの案内、各種情報の提供
6. 市場調査ならびにデータ分析やアンケートの実施等によるサービスの開発・研究・改善
7. 当社職員の採用
8. 問い合わせ・意見・依頼等への対応
9. 当社が有する債権の回収
10. その他、お客さまとのお取引きを適切かつ円滑に履行するため

3. 第三者への提供および第三者からの取得

1. 当社は、以下の場合を除き、ご本人の同意なく第三者に個人データを提供することはありません。
   • 法令に基づく場合
   • 当社のグループ会社・提携先企業との間で共同利用を行う場合
2. 当社は、法令に基づく場合を除き、個人データを第三者に提供した場合（個人関連情報を個人データとして取得する場合を含みます）には当該提供に関する事項（いつ、どのような提供先に、どのような個人データを提供したか等）について記録し、個人データを第三者から取得する場合には当該取得に関する事項（いつ、どのような提供元から、どのような個人データを取得したか、提供元の第三者がどのように当該データを取得したか等）について確認・記録します。

4. 個人関連情報の第三者への提供

1. 当社は、法令に定める場合を除き、第三者が個人関連情報を個人データとして取得することが想定されるときは、当該第三者において当該個人関連情報のご本人から、当該情報を取得することを認める旨の同意が得られていることを確認することをしないで、当該情報を提供しません。
2. 当社は、法令に定める場合を除き、前項の確認に基づき個人関連情報を第三者に提供した場合には、当該提供に関する事項（いつ、どのような提供先に、どのような個人関連情報を提供したか、どのように第三者がご本人の同意を得たか等）について確認・記録します。

5. 個人データの共同利用

1. ＳＯＭＰＯホールディングス株式会社によるグループ会社の経営管理のために、持株会社とＳＯＭＰＯホールディングスグループ各社との間で、次のとおり、個人データを共同して利用することがあります。
   1. 個人データの項目
      • ＳＯＭＰＯホールディングスグループ各社の株主の皆さまの個人データ：氏名、住所、株式数等
      • ＳＯＭＰＯホールディングスグループ各社が保有する個人データ：氏名、住所、電話番号、電子メールアドレス、性別、生年月日その他申込書等に記載された契約内容および保険事故に関する内容などのお取引に関する情報
   2. 共同利用するグループ会社の範囲
      1. ＳＯＭＰＯホールディングス株式会社およびそのグループ会社
      2. グループ会社の範囲は以下のリンクをご参照ください
      3. グループ会社一覧（ＳＯＭＰＯホールディングスホームページ）
   3. 個人データ管理責任者
      • ＳＯＭＰＯホールディングス株式会社
        住所、代表者名は以下のリンクをご参照ください。
        https://www.sompo-hd.com/company/summary/
2. ＳＯＭＰＯホールディングスグループとしての経営管理業務の遂行ならびに当社またはＳＯＭＰＯホールディングスグループ各社が取り扱う商品・サービス等のお客さまへのご案内・ご提供およびその判断のために、当社とＳＯＭＰＯホールディングスグループ各社間で、次のとおり、個人データを共同して利用することがあります。
   1. 個人データの項目
      • ＳＯＭＰＯホールディングスグループ各社が保有する個人データ：氏名、住所、電話番号、電子メールアドレス、性別、生年月日、その他契約申込書等に記載された契約内容および保険事故等に関する内容など、お取引に関する情報
   2. 共同利用するグループ会社の範囲
      • ＳＯＭＰＯホールディングス株式会社およびグループ会社
      • グループ会社の範囲は以下のリンクをご参照ください
      • グループ会社一覧（ＳＯＭＰＯホールディングスホームページ）
   3. 個人データ管理責任者
      • ＳＯＭＰＯホールディングス株式会社
        住所、代表者名は以下のリンクをご参照ください。
        https://www.sompo-hd.com/company/summary/
3. ＳＯＭＰＯホールディングスグループとしての経営管理業務の遂行ならびに当社またはＳＯＭＰＯホールディングスグループ各社が取り扱う商品･サービス等のお客さまへのご案内・ご提供およびその判断、データ分析等、お客さまへの付加価値向上に資する各種業務のために、当社とＳＯＭＰＯホールディングスグループ各社との間で、以下のとおり、個人データを共同して利用することがあります。
   1. 個人データの項目
      • ＳＯＭＰＯホールディングスグループ各社が保有する個人データ：氏名、住所、電話番号、電子メールアドレス、性別、生年月日、お問合せ内容、アプリ等サービスの利用内容、位置情報、名刺情報（会社名、部署名、肩書き等を含む名刺から読み取れる情報）など、お取引に関する情報以外でＳＯＭＰＯホールディングスグループにご提供いただいた情報、その他対面・電話・ＷＥＢ・電子メール・アプリ、第三者提供等の手段を含みＳＯＭＰＯホールディングスグループ各社が取得した情報
      • お取引に関わらず、氏名、住所、電話番号、電子メールアドレス、性別、生年月日、お問合せ内容など、お客さまがＨＰでの見積り試算や、コンタクトセンターへのお問合せなどによってＳＯＭＰＯホールディングスグループ各社にご提供いただいた情報
   2. 共同利用するグループ会社の範囲
      • ＳＯＭＰＯホールディングス株式会社およびグループ会社
      • グループ会社の範囲は以下のリンクをご参照ください。
      • グループ会社一覧（ＳＯＭＰＯホールディングスホームページ）
   3. 個人データ管理責任者
      • ＳＯＭＰＯホールディングス株式会社
        住所、代表者名は以下のリンクをご参照ください。
        https://www.sompo-hd.com/company/summary/

6. センシティブ情報の取扱い

当社は、健康状態・病歴等のセンシティブ情報を、個人情報保護法その他の法令、ガイドラインに規定する場合を除くほか、取得、利用または第三者提供を行いません。
（注）センシティブ情報とは、要配慮個人情報ならびに労働組合への加盟、門地、本籍地、保健医療および性生活に関する個人情報（本人、国の機関、地方公共団体、個人情報保護法第７６条第1項各号もしくは施行規則第６条各号に掲げる者により公開されているもの、または、本人を目視し、もしくは撮影することにより取得するその外形上明らかなものを除きます。

7. 仮名加工情報の取扱い

1. 仮名加工情報の作成
   • 当社は、仮名加工情報（法令に定める措置を講じて他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報）を作成する場合には、以下の対応を行います。
   • 法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと
   • 法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること
   • 法令に基づく場合や委託、事業の承継、共同利用の場合を除き、第三者へ提供しないこと
   • 作成の元となった個人情報の本人を識別するための行為をしないこと
   • 本人への連絡等を行う目的で仮名加工情報に含まれる連絡先等の情報を利用しないこと
2. 仮名加工情報の利用目的
   • 当社は、仮名加工情報の利用目的を定め，または変更した場合には、変更後の利用目的をできる限り特定し、それが仮名加工情報に係るものであることを明確にしたうえで、公表します。

8. 匿名加工情報の取扱い

1. 匿名加工情報の作成
   • 当社は、匿名加工情報（法令に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたもの）を作成する場合には、以下の対応を行います。
   • 法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと
   • 法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること
   • 作成した匿名加工情報に含まれる情報の項目を公表すること
   • 作成の元となった個人情報の本人を識別するための行為をしないこと
2. 匿名加工情報の提供
   • 当社は、匿名加工情報を第三者に提供する場合には、提供しようとする匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目と提供の方法を公表するとともに、提供先となる第三者に対して、提供する情報が匿名加工情報であることを明示します。

9. 個人情報保護法等に基づく保有個人データに関する事項の通知、開示・訂正等・利用停止等および
第三者提供記録の開示のご請求

当社は、個人情報保護法等に基づく保有個人データに関する事項の通知、開示、訂正等、利用停止等および第三者提供記録の開示のご請求に適切に対応します。ご請求につきましては、下記のお問い合わせ窓口までご連絡ください。ご請求者がご本人であることをご確認させていただくとともに、当社所定の書式にご記入いただいたうえで手続を行い、後日、原則として、当社が定める方法のうちご本人が請求した方法により回答します。なお、利用目的の通知および開示のご請求につきましては、当社所定の手数料をいただきます。

10. 安全管理措置の実施

当社は、業務上取り扱う個人データを漏えい・滅失またはき損の防止、その他の個人データの安全管理のために、以下の通り適切な安全管理措置を実施します。

基本方針の策定

• 個人データの適正な取扱いの確保について組織として取り組むため基本方針を策定

個人データの取扱いにかかる規律の整備

• 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等を行う場合の取扱方法を整備

組織的安全管理措置

1. 組織体制の整備
   • 個人データの取扱いに関する責任者の設置及び責任の明確化
   • 個人データを取り扱う従業者及びその役割、当該従業者が取り扱う個人データの範囲の明確化
   • 法や社内規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制の整備
2. 個人データの取扱いに係る規律に従った運用
   • 個人データの取扱状況について、定期的な自己点検の実施、責任者による確認
3. 個人データの取扱状況を確認する手段の整備
   • 個人データ管理台帳の整備
4. 漏えい等事案に対応する体制の整備
   • 漏えい等事案に適切かつ迅速に対応するため、役職員への研修実施や対応マニュアルを整備、周知
5. 取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し
   • 定期的な自己点検や責任者による確認により、個人データの取扱状況を把握、安全管理措置の見直し、改善を実施

人的安全管理措置

• 個人データの取扱いに関する留意事項について、役職員に定期的な研修を実施
• 個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に規定

物理的安全管理措置

• 個人データを取り扱う区域において、役職員の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施
• 持ち運ぶ個人データの暗号化、パスワードによる保護等を行った上で電子媒体に保存
• 個人データが記録された機器、電子媒体等を廃棄する場合、専用のデータ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等の手段を採用

技術的安全管理措置

• アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定
• 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入

従業者の監督

• 定期的な自己点検や責任者による確認により、従業者の個人データの取扱状況を把握するなど個人データの安全管理が図られるよう必要かつ適切に監督

委託先の監督

• 委託先の選定基準を定め、情報管理体制を確認するなど、委託先において安全管理措置がが講じられるよう委託先に対する監督を実施

外的環境の把握

• 個人データを取り扱う国における個人情報の保護に関する制度を把握したうえで安全管理措置を実施

11. 個人データの取扱いの委託

当社は利用目的の達成に必要な範囲において、お客さまの個人データの取扱いを国内外の他の事業者に委託することがあります。その場合は、委託先の選定基準を定め、あらかじめ委託先の情報管理体制を確認するなど、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
また、外国にある事業者に委託する場合は、法令等により必要とされている要件を満たす場合に限り行います。
当社では、例えば、以下のような場合に、個人データの取扱いを委託することがあります。

• 受託販売およびそれらに不随する手続き等の業務
• 情報システムの開発・運用に関わる業務
• 個人データの加工・分析（統計データ化、匿名加工化及びその分析を含みます）等

12. 日本以外の在住者の個人情報の取扱い

日本以外の在住者の個人情報については、各国の関連法令に従って取り扱います。
なお、ＥＥＡ（欧州経済領域）在住者の個人情報について、ＥＥＡ圏内からＥＥＡ圏外への個人情報の移転にあたっては、当社グループとして厳重な情報管理を行い、十分な保護措置を講じています。また、当社から第三者提供先、委託先、共同利用先へ転送され、日本国またはＥＥＡ諸国外のサーバーに保存される場合があります。なお、これらの国は欧州委員会によるデータ保護の十分性の決定を受けていない可能性がありますが、当社は提供された個人データを十分な安全管理の下で適切に管理します。

13. 顧客情報取扱統括責任者

当社における顧客情報（個人情報を含む）の取扱統括責任者は以下のとおりです。
ＳＯＭＰＯオークス株式会社経営企画部担当役員

14. お問い合わせ窓口

当社の個人情報および匿名加工情報、仮名加工情報の取扱いに関するご質問、ご照会、苦情等は、下記連絡先にお問い合わせください。
なお、ＥＥＡ（欧州経済領域）在住者の場合は、個人情報の取扱いに関する苦情の申し立てをＥＥＡ加盟国の監督機関へ行うことも可能です。
ＳＯＭＰＯオークス株式会社
〒160-8338 東京都新宿区西新宿1-26-1
電話番号 03-3349-6535
受付時間 平日午前9時から午後5時（土日祝、12月31日から1月3日は休業）
URL https://www.sompo-aux.com/